A preparação pode ser uma inimiga
Planejar seu dia e sua carga de trabalho pode ser uma ótima ideia e gerar ótimos frutos para o seu dia a dia. Apesar disso, por mais que planejemos nosso dia, a carga de trabalho e nossa demanda diária pode continuar tamanha e impedir que tenhamos total aproveitamento de nossa força de trabalho e de nosso dia a dia individual e coletivo. Nesse e nos seguintes blogs, trabalharemos com ideias de como entender e superar o excesso de trabalho, ainda baseados no trabalho de pesquisa de Caroline Webb em seu livro Como ter um dia ideal.
Costumamos, por conta da pressão que faz pare do modelo contemporâneo de trabalho, já iniciar a semana exaustos e sobrecarregados. Quanto mais encurralados acabamos por nossos próprios empreendimentos e serviços, mais suscetíveis nos tornamos a cometer mais e mais erros. Mais complicado ainda acaba sendo quando os nossos arredores se tornam impeditivos de meios mais suscetíveis a pausas e um controle da rotina no dia a dia. Seja pela dificuldade de locomoção, até a carga propriamente dita, podemos perder controle de nossas vidas diárias e, por consequência, perder qualquer motivador o qual nos permita usufruir completamente das horas de trabalho.
É fácil acreditar que com planejamento suficiente poderemos aproveitar todas as vinte e quatro horas de nosso dia, mas isso é uma falácia a qual pode gerar muito mais sobrecarga do que o oposto. É de nosso feitio que subestimemos o tempo que cada tarefa pode nos demandar, com o menor tempo de realização de cada tarefa sendo levado muito mais em conta por nosso cérebro do que o tempo médio. São criadas estimativas muito otimistas e irrealistas. Essa tendência nossa faz com que pouco possa quebrar nosso equilíbrio: a falta de um colega, um problema inesperado de nosso dia, ou dizer sim a alguma coisa que não temos como cumprir.
Há dois problemas que andam juntos quando se trata de excesso no trabalho e os efeitos sobre nós. O primeiro e mais latente é aquele que não temos como mudar: a carga que nos é dada e que temos de cumprir, as dificuldades de transporte e o desgaste que isso causa, o dia a dia maçante e diversos fatores intrínsecos a diferentes trabalhos. Esses, talvez, sejam os mais difíceis e improváveis de serem mudados a curto prazo. Dessa forma, podemos lidar com nosso próprio planejamento quanto a trabalho e ao que está ao nosso alcance, buscando sempre ao planejarmos nosso dia ou nossa semana contrabalancear o otimismo natural em prol da não-frustração. Dessa forma, é provável que as estimativas se tornem mais realistas e, quando aquilo que está sob nosso controle sair dos freios, será mais fácil retomar o controle.
Saber o que priorizar
Como saber qual é a coisa a primeiro se priorizar? Saber sobre isso é importante porque em nosso dia a dia, acabamos tendo que lidar com uma porção grande de atividades e de tarefas as quais vão se acumulando, podendo chegar ao ponto de nos desorientar de modo que se torne árduo a tarefa de completar apenas uma delas, sequer. Dessa forma, quando vamos pensar em nosso planejamento quanto ao dia que virá ou ao dia em que estamos, temos sempre que nos perguntar: “qual a coisa mais importante para fazermos hoje?”
Dentro da variedade de opções que teremos em nossa disposição, geralmente aquilo que é mais importante ou mais imediato tende a se destacar, mas pode ser sobreposto pela massa de coisas menores ou menos importantes. Nosso tempo é limitado, assim como a quantidade de coisas que podemos fazer em um único dia, então temos que por em nossas mentes de maneira bem clara: “se eu só puder fazer uma coisa hoje, será isso”. O restante pode ficar em segundo plano e, se sobrar tempo, ganhar espaço em seu dia.
É efetivo, para darmos nosso primeiro passo diante das ações que tomaremos em um dia, pensar em qual é aquela atividade ou serviço que requisitará o mínimo de esforço e tempo, mas ainda precisa ser feita. Um primeiro passo pequeno no dia servirá como um bom indício de que as tarefas podem ser finalizadas, dando energia para por em prática aquela tarefa que está na prioridade do dia ou da semana.
Quando acabamos nos sobrecarregando e exagerando na dose de tarefas, também acabamos distorcendo nossa própria percepção quanto aquilo que temos e precisamos fazer. Decidir qual a tarefa mais importante para o momento não é algo complicado, mas quando estamos sobrecarregados tendemos a pensar nas tarefas como um todo, e não em pequenas peças de um quebra-cabeça que podem ou precisam ser finalizadas uma de cada vez. Dessa forma, podemos para diminuir a carga de estresse trabalhar com o tipo de organização que abarque os dias e a semana como um todo. O que daria mais alívio de já ter sido finalizado até o fim da semana? O que nesse meu dia precisa ser feito ou traria mais tranquilidade? Quando feitas tais perguntas, mais simples se torna o completar de tarefas.
A importância do “não”
Não temos todo o tempo do mundo e não temos como abraçar o mundo como um todo sem correr o risco de fazermos trabalhos mal feitos ou faltarmos com nossa palavra pela incapacidade de se concluir diversas tarefas.
Há uma grande porção de pessoas que, diante de pedidos de trabalho ou favores, se sentem coagidas por si própria a concordarem e se disporem, mesmo que isso possa por em cheque a própria organização ou simplesmente não conseguir ser cumprido dentro de um prazo determinado. O senso de conflito ou o medo de decepcionar pode causar com que muitas pessoas vejam o “não” como um insulto sendo dado para a outra pessoa, quando às vezes pode ser apenas nossa melhor ferramenta para não sermos colocados em situações ainda piores.
Um “não” pode ser dado de muitas maneiras. É claro que não precisamos ser rudes diante de pedidos ou oportunidades de trabalho, mas também não podemos aceitar tudo que vem até nós como se tivéssemos tempo e disposição infinitos para diferentes tipos de tarefa. Quando o “não” é possível, ser sincero com o amigo ou empregador é uma forma de criar mais confiança e até mesmo de demonstrar o respeito que você tem pelo trabalho do outro ao ponto de você não querer entregar algo mais ou menos. Com um “não” dado do modo certo e no momento certo, podemos impedir situações em que nosso trabalho poderia ser mal quisto por não ter sido possível dar tudo de si, como também situações em que entregaremos algo menor do que aquele serviço de fato merece. Se você é uma pessoa que teme dar um “não” diante de alguma oferta, pensar nesses pontos de maneira dobrada sempre será importante antes de qualquer decisão, e ser gentil, respeitoso e sincero durante a negativa será um meio especialmente efetivo para que as inseguranças e ansiedades não façam com que volte atrás em sua decisão.
Como lidar com pequenas tarefas
Pequenas atividades podem se tornar um grande desgaste em nossos dias. Escolher qual a roupa que iremos para o trabalho, o que iremos almoçar, qual será o vídeo do YouTube que veremos enquanto comemos… essas coisas “banais” podem acabar tirando uma boa parte de nosso foco e desgastar nosso cérebro pela repetição e complicação de coisas que nos aparentam ser muito simples e, portanto, acabam se tornando muito irritantes.
Quando se planejar a rotina, uma efetiva maneira de diminuir esse desgaste é pensar em quais tarefas podem ser feitas em um mesmo horário e de uma mesma forma. Será que é realmente tão importante escolher diferentes roupas ou será que se pode separar um único tipo de muda de roupas para certas ocasiões? Será que não pode deixar pronto desde antes da semana começar os tipos de comida que serão de seu agrado para não ter que desgastar sua mente com essa tomada de decisão pequena, porém incomoda e constante? Quando tornamos em rotina algumas coisas pequenas de nossas vidas, permitidos que diferentes tarefas ganhem mais atenção e não precisem de tanto foco. Mesmo em meio ao trabalho há coisas as quais podemos dividir tarefas com colegas que podem ser tão bons quanto nós em algum aspecto, enquanto nós somos melhores que eles em outros e vice-versa. Dessa forma, algumas tarefas que requerem mais dentro do ambiente de trabalho podem ser usadas a favor de maior produtividade e menos desgaste.
Queremos aproveitar nosso tempo, então criar uma regra que nos ajude a reduzir a quantidade de trabalho gasto em prol de pequenas decisões é algo crucial para não termos a impressão negativa de estarmos “perdendo tempo”. Se comprometer com tarefas diárias permite que organizemos nosso tempo, ao invés de a todo momento estarmos tentando achar tempo para realizar certas coisas, e a sensação do excesso se perde quando sabemos quais tarefas teremos que lidar naquele e como poderemos resolvê-las, sem ser engolido pela sensação de estarmos resolvendo de tudo ao mesmo tempo.
Prof. Dr. Eduardo Filoni
Revisão e Redação Final: Giovanni Filoni